El Facility Management hace referencia a la gestión de inmuebles y servicios. Podemos entender por lo tanto que abarca el conjunto de actividades que permiten realizar esta adecuada gestión.

En Emais concebimos el Facility Management como la ejecución de todas las actividades técnicas asociadas a un activo inmobiliario. Para ello, nuestro equipo técnico se encarga de todas las gestiones relacionadas: tomas de posesión, adecuación física y administrativa, suministros y mucho más.

Qué es el Facility Management

El Facility Management es la disciplina que gestiona el funcionamiento de los inmuebles y sus servicios. Para su desarrollo es necesario un equipo humano, espacios y tecnologías, que trabajan conjuntamente para sacar el máximo partido a los recursos disponibles.

Cuando hablamos de inmuebles abarcamos infraestructuras urbanas como centros comerciales, oficinas, hospitales, museos, hoteles, administración pública y cualquier otra propiedad inmobiliaria.

Tradicionalmente, el Facility Management solo se centraba en el sector privado. Actualmente también está ganando un gran margen de acción en el sector público.

La norma ISO 41011 establece de un modo más concreto todos los términos relativos a la Gestión de inmuebles y servicios de soporte, que le atañen al Facility Management.

Qué funciones tiene el Facility Manager

Con el Facility Management nace la figura del Facility Manager. Es el profesional responsable de optimizar recursos en la gestión de los inmuebles. Coordina las acciones de diseño, renovación y mantenimiento de los espacios de los diferentes inmuebles.

Sus funciones complementan y superan a las del encargado de los servicios generales de la empresa. Mientras que este encargado tenía un papel más reactivo, el Facility Manager es proactivo y no solo supervisa el adecuado funcionamiento, tiene el objetivo de optimizarlo todo lo posible.

Se trata de un perfil multidisciplinar que debe estar especializado tanto en administración de empresas como en arquitectura, ingeniería y gestión de personas.

Teniendo en cuenta esta formación tan completa, cabe esperar que sus funciones también van a ser amplias. El Facility Manager tiene la responsabilidad de:

  • Gestionar las políticas de optimización de espacios, de modo que se maximice su uso.
  • Maximizar la rentabilidad de la cartera de inmuebles.
  • Optimizar los recursos energéticos, seguir las bases de Responsabilidad Social Corporativa de la empresa para cuidar el medio ambiente y la sostenibilidad.
  • Negociar los contratos con los proveedores y comprobar su cumplimiento.
  • Coordinar los proyectos de construcción o renovación y supervisar sus costes y plazos.
  • Contratar productos y servicios necesarios para el adecuado desarrollo.
  • Supervisar el mantenimiento y conservación y dar soporte técnico cuando sea necesario, dirigiendo el mantenimiento de las instalaciones.
  • Desarrollar estrategias corporativas en relación a los recursos inmobiliarios.

Todas estas funciones se pueden englobar en dos grupos principales: servicios y mantenimiento. Su función principal es velar por el correcto funcionamiento de las instalaciones.

En Emais, nuestro departamento de Facility Management desarrolla este conjunto de acciones:

  • Asistencia, aseguramiento y cumplimentación de las tomas de posesión.
  • Elaboración de presupuestos y ejecución de las actividades técnicas necesarias para la adecuación física y administrativa del inmueble.
  • Gestión de altas, bajas y cambios de titularidad de cualquier suministro. 
  • Mantenimiento preventivo y correctivo para resolver incidencias y garantizar el buen estado de los inmuebles.
  • Gestión integral de los certificados de eficiencia energética.
  • Elaboración, presentación y liquidación de tasas de las cédulas de habitabilidad.

Importancia del Facility Management

Para entender la importancia del Facility Management en la compañía debemos tener en cuenta que los gastos relacionados con el mantenimiento rondan entre el 30 y el 35% del presupuesto. Por lo tanto, el papel de la persona que optimiza este importe es más que relevante.

Por medio de la implementación de prácticas sostenibles y la reducción de residuos y contaminantes de un modo justificado puede generar un gran impacto positivo en las finanzas empresariales.

Contar con un Facility Manager le ofrece muchas más ventajas a la compañía. Como son optimizar procesos, aprovechar al máximo los espacios, ahorrar costes, mejorar los contratos con proveedores, conocer las necesidades de los inmuebles o adaptarse al contexto empresarial.

Diferencia entre Facility Manager y Project Manager

A veces se pueden confundir las funciones del Facility Manager con las del Project Manager. De un modo simple, podemos decir que el Facility Manager realiza todas las funciones que acabamos de ver en los inmuebles. Mientras que el Project Manager se encarga de estas funciones en un modo más amplio. Su objetivo no es la adecuada gestión del inmueble, sino de la compañía en su conjunto. El papel del Project Manager está presente en todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.

El Facility Management forma parte de los servicios que ofrecemos para optimizar y simplificar la gestión empresarial. También te puede interesar saber más sobre cómo la automatización de procesos, el BPO o el SaaS pueden ayudarte a liberar tiempo y optimizar recursos para que puedas centrarte en los objetivos principales.