Responsabilidad Social Corporativa

Declaración de principios

“La constante evolución de los negocios y de las relaciones humanas implicadas en los mismos, obligan a los agentes involucrados en los mismos a tomar parte activa y contribuir a la aportación de mejoras sustanciales para todos los ámbitos de la sociedad.
Las empresas deben ser conocedoras de la herencia recibida a través de las estructuras sociales de su entorno y por ello contribuir con su aportación a que las mismas perduren, mejoren y se transmitan a las generaciones futuras. Hoy en día esa herencia no puede entenderse de un modo local sino global. Dado que los mercados actuales abarcan todo el planeta es preciso que los compromisos sean también globales.
EMAIS, tiene como intención contribuir a la mejora de las personas y de la sociedad a través de la innovación tecnológica, desarrollando soluciones informáticas y tecnológicas que puedan mejorar e innovar el tratamiento de la información. Para ello entendemos que no sólo debemos ser excelentes en cuanto a la formación y cualificación profesional de los componentes de nuestro equipo, sino que debemos ser excelentes en cuanto a nuestro compromiso ético y humano y por ello EMAIS desea concretar dicho compromiso en el presente Política de Responsabilidad Corporativa dentro de su programa de Cumplimiento Normativo (Compliance) no sólo empresarial, sino ético”.

Iago Sánchez, CEO en Emais

Qué es Emais

EMAIS es una empresa joven y dinámica que inicia su actividad con el claro objetivo de mejorar los procesos de provisión de servicios a terceros (BPO). Desde un principio EMAIS, ha apostado por revertir todo su conocimiento y experiencia en hacer mejor a los que los rodean.

Desarrollamos soluciones tecnológicas para el tratamiento de datos e información en la provisión de servicios (BPO) a terceros, así como para la formación y mejora constante de los profesionales del sector que como nosotros no quieren dejar de avanzar y mejorar.

Nuestros Principios

Cumplimiento legal y normas internas

EMAIS y todo el equipo humano que la compone, asumen el compromiso de llevar a cabo sus actividades de acuerdo con las normas legales que se encuentren en vigor en cada momento y también de acuerdo con las normas de carácter corporativo que se adopten.

Los trabajadores, observarán un comportamiento ético modélico, evitando cualquier conducta que pueda suponer una contravención de las normas aplicables que pueda poner en peligro además la reputación, la imagen y el funcionamiento interno de la organización.

La organización y sus trabajadores se abstendrán de colaborar con terceros en acciones que puedan suponer una violación de las normas legales aplicables o que, aun siendo legales, pudiesen suponer una quiebra del principio de legalidad, o perjudicar la confianza de terceros. En este sentido se adoptarán las acciones de mejora continua en este ámbito.

Respeto por los Derechos Humanos

EMAIS se compromete a respetar los Derechos Humanos establecidos en la Carta Internacional de Derechos Humanos y en especial los principios relativos a los derechos establecidos en la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo y los convenios que los desarrollan, así como aquellos que en el futuro pudiesen sustituir, complementar o mejorar los anteriormente referidos.

EMAIS ha desarrollado procedimientos destinados a garantizar que sus colaboradores observan también dichas normas.

Profesionalidad e integridad de las personas que integran EMAIS

Todos los trabajadores de EMAIS, se comportarán de forma diligente, responsable y eficiente. Los trabajadores de EMAIS, asumirán la responsabilidad sobre sus propias actuaciones, y que en todo caso se deberán ajustar al contenido de esta política.

Valores de trabajo en equipo

EMAIS entiende que promover la cooperación y el trabajo en equipo supone una ventaja para un mejor aprovechamiento de todos sus recursos y capacidades. Todos los trabajadores deben llevar a cabo sus tareas teniendo en cuenta estos valores, y compartirán con el resto de sus compañeros el conocimiento y los recursos que puedan ayudar en la consecución de los objetivos de la organización.

Cualquier conducta en contrario, como, por ejemplo, retener u ocultar información no reservada ni confidencial que favorezca al equipo, superiores y compañeros, proporcionar información inadecuada, falsa o equívoca, la falta de cooperación, o cualquier otra conducta obstructiva, se considerará como una violación de los principios y normas contenidas en esta política.

La seguridad y salud en el trabajo

EMAIS quiere que el desarrollo del trabajo dentro de sus dependencias se lleve a cabo en un entorno saludable y seguro. Para ello se adoptarán permanentemente las medidas preventivas establecidas en la legislación vigente.Además se ha desarrollado un programa de Prevención de Riesgos Laborales que todos los trabajadores tienen obligación de conocer y cumplir así con las normas de protección, seguridad y salud en el trabajo, velando por la propia seguridad y por la ajena. Los trabajadores, socios, directivos, clientes, proveedores y visitantes en general que accedan a las instalaciones, tendrán que cumplir las medidas de seguridad laboral establecidas por la organización.

La higiene es un valor de la organización por tanto no se tolerarán las faltas de higiene y de salubridad personal en el lugar de trabajo, por considerarlas una falta de respeto hacia los demás, sin perjuicio que pudiese suponer una vulneración de la legislación vigente en el ámbito laboral.

Con el objetivo de buscar la mejora continua en el desempeño de la Seguridad y Salud Laboral, la organización ha desarrollado y desea mantener un Sistema de Gestión específico, basado en la normativa OHSAS 18001 / ISO 45001, verificado por entidades acreditadas independientes que garantiza el cumplimiento de la legislación aplicable y la adopción de medidas proactivas de cara a impulsar mejoras respecto a lo exigido legalmente.

El respeto por el medioambiente

El futuro y la viabilidad de EMAIS, pasa por el cuidado y respeto del medio ambiente. Su producto proviene de la transformación mineral por lo que disponer de un entorno que provea de recursos sostenibles y permita su explotación sin dañar el entorno es primordial para asegurar la continuidad del negocio.

EMAIS se compromete a buscar colaboraciones con organizaciones que muestren una visión similar en su respeto por el medio ambiente y la sostenibilidad en la explotación de sus recursos, y para ello tendrá en cuenta los avances tecnológicos y científicos aplicables en su actividad. Además, la organización se compromete a promover el ahorro y la eficiencia energética, la conservación de los recursos naturales, la minimización de residuos y agentes contaminantes, y aquellas otras acciones coherentes con la protección del medio ambiente.

Con el objetivo de buscar la mejora continua en el desempeño de la Gestión Medioambiental y la Eficiencia Energética, la organización ha desarrollado y desea mantener un Sistema de Gestión específico, basado en la normativa ISO 14001, verificado por entidades acreditadas independientes que garantiza el cumplimiento de la legislación aplicable y la adopción de medidas proactivas de cara a impulsar mejoras respecto a lo exigido legalmente.

Normas específicas de conducta

Política de igualdad laboral

Los empleados son el activo más importante de la organización y por ello su desarrollo profesional tiene que ir unido al desarrollo personal. Todos los trabajadores tendrán las mismas oportunidades en el acceso al trabajo y en el acceso a la promoción profesional, sin poder ser discriminados por razón de sexo, raza, ideología, creencias, estado civil u otra condición.

La organización ha puesto en marcha medidas en el ámbito de la igualdad laboral que incide especialmente en la persecución de comportamientos contrarios a la libertad de las personas y del acoso en el trabajo, incluyendo la creación de un canal de denuncia y de resolución de conflictos.

Se han desarrollado y se cumplen medidas específicas referentes a la gestión de la remuneración y horarios de trabajo.

Protección y cuidado de los empleados

La educación, el respeto y el compañerismo, son pilares fundamentales de la organización y que favorecen un clima laboral cómodo, saludable, seguro y alejado de hostilidades. No se tolerará en ninguna circunstancia cualquier tipo de conducta ofensiva, amenazante, acoso sexual, abuso de autoridad, discriminación, difamación o cualquier otra forma de agresión física, moral o psicológica, todo ello sin perjuicio de lo establecido en la legislación vigente.

Se han desarrollado y se mantienen medidas específicas referentes a la gestión del trabajo de menores, libertad sindical y de asociación, así como del trabajo forzoso.

Política de conciliación laboral

EMAIS, es consciente de la importancia del equilibrio entre la vida personal, familiar y laboral, por lo que impulsará medidas tendentes a facilitar la conciliación.

Respeto a la intimidad del trabajador

EMAIS, respeta el derecho a la intimidad de los trabajadores y en especial en lo relativo al tratamiento de datos de carácter personal. Todos los trabajadores que por razón del desempeño de su puesto de trabajo tengan acceso a datos de carácter personal de otros empleados, se comprometen a mantener la confidencialidad de los mismos, y a no divulgarlos, salvo con el consentimiento del interesado, o por obligación legal, o en cumplimiento de resoluciones judiciales y administrativas o por disposición legal.

El tratamiento de los datos de carácter personal se lleva a cabo de conformidad con la política de seguridad relativa al tratamiento de datos de carácter personal aplicable en EMAIS, así como en la legislación vigente en cada momento en la materia.

Los conflictos de interés

Cuando los intereses personales o privados son contrarios o entran en colisión, de manera directa o indirecta, con los intereses de la organización e interfieren en el desarrollo recto y objetivo de los deberes profesionales, o implican a título personal al empleado en alguna transacción u operación de la organización, se pueden producir conflictos de interés.

• Se considerará personal de la organización al Consejo de Administración si lo hubiere, administradores, el gerente, los mandos intermedios, el personal técnico, administrativo y de apoyo y todo el personal laboral.
• Se considerarán intereses personales o privados los que supongan cualquier tipo de ventaja profesional o patrimonial para los empleados, sus familiares o terceras personas relacionadas con ellos.

En relación con los conflictos de interés, las personas afectadas deberán informar a su superior jerárquico inmediato, antes de cualquier toma de decisión, de aquellas circunstancias que puedan afectar una actuación independiente, y además se abstendrán de intervenir en la toma de decisiones o en la aprobación de aquellas operaciones en las que tengan intereses personales.

Uso de bienes, recursos y medios de la sociedad

Es un objetivo de la organización la protección de sus bienes, así como utilizarlos de la manera prevista, preservándolos de daño, pérdida o robo y evitar que su uso inadecuado pueda ocasionar perjuicio a la Sociedad o a terceros. Los bienes de la organización no se pueden usar en beneficio personal o particular por parte de los trabajadores.

El trabajador que llevase a cabo el robo o hurto de bienes propiedad de la organización o de otros trabajadores en el centro de trabajo, será objeto de procedimiento disciplinario pudiendo llegar en su caso a ser causa de despido.

Los trabajadores deben minimizar el uso de dispositivos propios que puedan interferir o que impidan el desarrollo de sus labores profesionales durante su jornada de trabajo.

EMAIS ha desarrollado y comunicado a sus empleados una política relativa al uso de equipos informáticos, aplicaciones, correo electrónico, así como un conjunto de funciones y obligaciones relativas a los tratamientos de información.

Tratamiento, conocimiento y propiedad de la información

El conocimiento es un valor con el que EMAIS, se identifica. Por ese motivo fomenta que el conocimiento que se genera en la organización se comparta entre los trabajadores. Los trabajadores no pueden entregar información incorrecta, incompleta o inexacta que pudiera causar error en el receptor. De acuerdo con la legislación vigente la información y el conocimiento que se genere en el desarrollo de la actividad laboral en el seno y con los recursos de la organización es propiedad de ésta. 

Todas las operaciones comerciales que lleva a cabo EMAIS, se reflejan y recogen de forma leal y son tratadas adecuadamente conforme a la legislación vigente. Todos los trabajadores reciben un manual con detalle de sus funciones y obligaciones en el tratamiento de la información incidencia en particular en su obligación de confidencialidad que se extiende incluso cuando la relación laboral ha finalizado.

Facilitar a terceros información privilegiada a terceros, aunque no perjudique a EMAIS se considera contrario a esta política.

Obsequios, regalos y dádivas en general

Como norma general los trabajadores de EMAIS no podrán aceptar regalos u obsequios de proveedores o clientes de la organización. Únicamente si su valor económico es irrelevante o simbólico podrán ser aceptados. Como obsequio o regalo se incluyen también los objetos de carácter promocional y de propaganda. En este caso, serán entregados o recibidos de forma transparente y con carácter ocasional, en virtud de una práctica social o de cortesía generalmente aceptada.

Bajo ningún concepto se aceptará que esta práctica sea contraria a los valores éticos ni a las normas legales vigentes y no dañen la imagen de la organización frente a terceros.

La organización prohíbe de forme expresa los sobornos o comisiones. El ejercicio de la actividad derivada de su puesto de trabajo no puede ser objeto de remuneración alguna por parte de terceros. Son conductas prohibidas el ofrecimiento o promesa, directa o indirecta, de cualquier tipo de ventaja impropia, cualquier instrumento para su encubrimiento, así como el tráfico de influencias sin perjuicio de que lo que se establezcan en la legislación vigente.

Tampoco podrán los trabajadores de EMAIS recibir cobros o prebendas destinadas a facilitar o agilizar trámites.

Se entiende que todas estas conductas además de las consecuencias legales que puedan tener pueden suponer un daño considerable a la reputación y al buen nombre de la organización.

Recursos Humanos

Contratación de personal

La selección de personal se basará en:

• Capacidad de las personas.
• Experiencia profesional.
• Nivel de formación.

Los procesos de selección respetarán la integridad del candidato sin adentrarse en su vida personal o familiar

EMAIS también se compromete en la medida de lo posible a:

• Cumplir con una cuota 50% de empleo femenino en su plantilla.
• Contratación de personas pertenecientes a colectivos afectados por el desempleo.

Favorecer la integración laboral de personas discapacitadas.

Qué espera EMAIS de sus empleados

• Que conozcan los valores de EMAIS y los hagan suyos en su actividad diaria.
• Que se esfuercen por ser mejores en su trabajo.
• Compartan su conocimiento para mejorar la actividad empresarial tanto propia como de sus clientes.
• Participar de actividades formativas para mejorar su cualificación profesional.
• Cumplir con las normas de trabajo en materia de seguridad laboral y medioambiente.

Formación

Todos los empleados de EMAIS deben realizar acciones formativas a cargo de la empresa al menos dos veces al año en áreas de especialización relacionadas con la actividad de negocio.

Trabajando en EMAIS

EMAIS, reconoce en su personal una ventaja competitiva y promueve un ambiente laboral óptimo.

Quienes formamos EMAIS debemos respetar los marcos legales en cuanto a la remuneración de sus trabajadores. Todos los trabajadores son remunerados de acuerdo con su categoría profesional real en base a su titulación académica.

EMAIS respeta los convenios sectoriales de aplicación en cuanto a:

• Salario mínimo.
• Vacaciones.
• Teletrabajo.
• Conciliación familiar.

EMAIS fomenta la libertad horaria de trabajo enfocándose en los resultados y no en las horas de trabajo. Se aplican jornadas de trabajo flexibles en aras de conseguir la conciliación laboral de sus trabajadores.

EMAIS fomenta la deslocalización del trabajo. Una fuerte apuesta por el teletrabajo. Nuestros trabajadores son trabajadores tanto en las dependencias de la empresa como en el lugar en el que estos se encuentren en cada momento. Periódicamente se realizan actividades en las que participan empleados y directivos con el fin de afianzar las relaciones personales fuera del ámbito de trabajo en un entorno relajado y sin presión.

Existe un compromiso claro con la sociedad y el entorno. El éxito de EMAIS no se entendería sin el éxito de la sociedad por eso se aplicarán con flexibilidad los permisos de maternidad y de maternidad sin restricciones de ningún tipo para que el trabajador y las futuras generaciones dispongan de facilidades que les hagan trabajadores felices.

Compromiso de Calidad

Emais no fomenta la piratería industrial. Convencidos de que el respeto por la propiedad intelectual e industrial es un activo de todos, todo el software utilizado dispone de licencias de uso.

Buscamos resultados a largo plazo por encima de los beneficios a corto plazo, para ello en el desarrollo de sus tareas EMAIS velará por:

• El respeto a la legislación nacional e internacional vigente de aplicación.
• Garantizar la seguridad de las instalaciones de trabajo conforme a la legislación vigente tanto para la salud de los trabajadores como para la seguridad de los activos de trabajo.
• Protección y salvaguarda del medioambiente escogiendo a proveedores “ecológicos” frente a otros que no lo sean.
• Incentivar a sus trabajadores a un alto rendimiento mediante compensación por objetivos.
• El respeto a las opiniones y fomentar el debate interno sobre los diferentes puntos de vista de las personas.
• El respeto por los derechos laborales, escogiendo proveedores que respeten los derechos laborales de las personas especialmente de los niños.

Emais cuenta con certificación de cumplimiento de la norma ISO 9001 de Calidad.

Compromiso de Confidencialidad

Una de las primeras tareas que llevó a cabo Emais fue la de adaptarse al cumplimiento de la normativa de materia de protección de datos, teniendo claro desde un principio que invertir en seguridad y en recursos que garanticen la confidencialidad de la información de las personas es invertir en futuro.

Pero no sólo en lo referente a la implantación de medias de seguridad referidas a los datos de personas a los que pueda tener acceso durante fases del tratamiento o desarrollo de soluciones tecnológicas se han adoptado medidas de seguridad. Se invierte constantemente en seguridad técnica renovando los compromisos con nuestros proveedores en función de los avances tecnológicos. Así, Emais apuesta por servidores seguros y secreto de las comunicaciones para el tratamiento de la información y mejorará las condiciones de servicio siempre que sea necesario para garantizar la máxima seguridad a sus clientes y proveedores.

Para el desarrollo de las soluciones que nuestros partners nos encargan empleamos recursos y servicios de calidad contrastada, optando por éstas en detrimento de los márgenes económicos. A través de nuestros asesores legales y nuestro DPO, nos adaptamos a las exigencias legales tanto de la UE como de otros países.

Los empleados de EMAIS asumen acuerdos de confidencialidad en el desarrollo de sus funciones laborales que se extienden a:

• Know How de los procedimientos propios de trabajo.
• Datos de clientes y proveedores.
• Diseño tecnológico.
• Procesos judiciales.
• Procesos de compras y ventas.
• Prácticas y política comercial.
• Investigación y desarrollo de productos.

Proveedores

En la medida de lo posible EMAIS escogerá proveedores que dispongan de certificados de calidad en sus productos o procedimientos de fabricación. Frente a dos posibles proveedores será determinante para EMAIS que tengan algún sello certificado por una autoridad independiente, que garantice que los productos y servicios ofrecidos cumplen con determinadas garantías de calidad y ejecución.

Se reconocen como válidos los estándares ISO en todas sus normas.

Emais tratará de que sus proveedores estén:

• Comprometidos con el medioambiente
• Comprometidos con los derechos laborales de los trabajadores
• Comprometidos con estándares de calidad

Se prohíben las prácticas de comercio en las que no se emitan las correspondientes facturas como medio para evitar la evasión fiscal.

Personal de la empresa como proveedor de Emais

Los empleados de EMAIS no podrán ser proveedores de esta.

Familiares proveedores o clientes

La dirección o personal de EMAIS no puede participar o influir, ya sea directamente o de forma indirecta en los requisitos, negociaciones o procesos de decisión que deriven en la aceptación de clientes o proveedores, en los que participen de forma directa o indirecta familiares en línea ascendente o descendente, cónyuges o familiares políticos de primer grado, por el que se pudiesen obtener beneficios económicos personales.

Los miembros del consejo de administración o empleados comunicarán de forma inmediata cualquier circunstancia relacionada que pudiese afectar a la toma de decisiones para con clientes o proveedores y en todo caso apartarse del proceso de toma de decisiones.

Personal con intereses externos o negocios independientes

Todas las personas que forman EMAIS, tanto en la dirección como trabajadores no deben;

• Tener intereses externos o negocios que impidan a estos dedicar su tiempo y recursos al objeto social de EMAIS.
• No percibir ingresos o beneficios de:
  • Proveedores.
  • Competencia.
  • Clientes.

Únicamente se exceptúan los casos en los que alguno de los miembros de la dirección o empleados;

• Que con la autorización de la dirección desempeñen cargos en consejos de administración de empresas sin relación comercial con EMAIS.
• Que desempeñen labores educativas tanto en la educación pública como privada.

Los empleados de EMAIS pueden ser clientes de la empresa siempre que;

• No destinen los productos o servicios para su comercialización, distribución o reventa.

Regalos e invitaciones

No se permite que los empleados o miembros del consejo de administración de EMAIS reciban regalos de proveedores con el fin de que no se comprometan los procesos de decisión sobre los mismos, ya sean procesos en curso o futuros. Se exceptúan los artículos que los proveedores destinan a promoción propia de cortesía que correspondan con prácticas comerciales habituales en el tráfico mercantil dentro de la legalidad vigente.

Los miembros del órgano de dirección de EMAIS, tienen prohibido aceptar cualquier tipo de regalo, donación, descuento tanto para sí mismo como para familiares por parte de sus proveedores.

Soborno o extorsión

En ninguna circunstancia el personal de EMAIS podrá exigir u ofrecer a la Autoridad Pública el pago de dádivas, remuneración, o cualquier otra compensación por la obtención de contratos para la empresa.

Así mismo todo miembro de EMAIS que sufra algún tipo de presión, coacción o extorsión destinada a influir en su decisión deberá comunicarlo al órgano de gobierno y adoptar las medidas legales que sean oportunas en su caso para evitar dicha conducta.

Clientes

EMAIS busca principalmente compañeros y no clientes, para el desarrollo de soluciones tecnológicas que se apliquen en el ámbito médico y sanitario. Mediante acuerdos de colaboración se plantea como meta principal ayudar a nuestros colaboradores a mejorar las condiciones de vida de las personas.

Son, para nosotros, principales clientes y colaboradores las entidades sin ánimo de lucro que trabajan ofreciendo sus servicios a personas que necesitan de una constante mejora de sus condiciones de vida. Es el coste social de la actividad de EMAIS que espera devolver a la sociedad el fruto de su trabajo y experiencia en forma de soluciones de software aplicables a la vida real de las personas.

Modificaciones en la política

Esta Política ha sido aprobada por la Dirección de EMAIS y será objeto de revisión periódica y continuada.