La automatización de procesos es un paso indispensable para agilizar la gestión empresarial y que fundamenta muchos de los servicios que ofrecemos. El camino para ser más competitivo, más eficiente y aportar más valor al cliente pasa, sin duda, por este punto.
En Emais, entendemos la automatización de procesos como un aspecto clave en todos los servicios que ofrecemos. Además, contamos con el sotfware de gestión integral de activos inmobiliarios Tailor, que tiene entre sus objetivos la automatización de procesos y capacidades de interconexión.
En qué consiste la automatización de procesos
La automatización de procesos permite ejecutar mediante la tecnología y la integración de sistemas y datos, procesos que antes se realizaban manualmente. Es especialmente importante en tareas cuya ejecución consume mucho tiempo y recursos, lo que repercute negativamente en la generación de valor.
Gracias a esta tecnología, se automatizan tareas manuales que consumían mucho tiempo y los profesionales pueden dedicar este tiempo a agregar valor al negocio. Esto se hace muy evidente en sectores como el inmobiliario, en el que las empresas tradicionales consumen una parte importante de su tiempo en procesos administrativos: gestionar documentos, procesar facturas, extraer datos, etc.
Qué finalidades tiene la automatización de procesos
La automatización de procesos tiene la finalidad principal de mejorar el progreso del flujo de trabajo dentro de una empresa. Permite reducir costes, tiempos y desperdicios, al mismo tiempo que mejora la productividad, reduce los errores y posibilita hacer seguimientos en tiempo real.
Gracias a los softwares y sistemas de automatización de procesos se reemplazan las actividades manuales por otras automatizadas.
Ventajas de la automatización de procesos
Dentro de los múltiples beneficios de automatizar procesos, podemos destacar:
- Menos tiempo y más eficiencia. La principal ventaja de la automatización y por la que cada vez más empresas se animan a dar el paso.
- La reducción de errores humanos. Ya que los bots están configurados para cumplimentar adecuadamente todos los campos sin margen de error.
- Suprimir tareas repetitivas. A ningún empleado le motiva pasar la jornada laboral realizando manualmente una tarea que es exactamente igual cada vez. Gracias a esta implementación pueden emplear este tiempo en otras tareas más gratificantes y en las que pueden aportar más valor.
- Estandarización de operaciones. De este modo las entregas son de más calidad y siguen todas los mismos principios.
- Mejoras en la agilidad competitiva al eliminar los cuellos de botella que ralentizaban los tiempos.
- Mejor definición de prioridades al liberar a los empleados de las tareas mecánicas y poder ver qué actividades son más importantes.
- Control del rendimiento y desempeño gracias a tener una visión unificada de la empresa.
- Los datos son más visibles, accesibles y es más fácil su medición. Todos los trabajadores tienen un fácil acceso a las actividades.
- Mejor integración entre departamentos y sistemas internos.
- Trazabilidad óptima en los procesos y mayor agilidad operativa al poder identificar los puntos en los que se producen incidencias.
- Todas estas mejoras se traducen en una consiguiente reducción de costes y en una mayor satisfacción por parte de los clientes.
Qué procesos se pueden automatizar
Se pueden automatizar multitud de procesos, algunos de los más comunes son:
- La elaboración de informes. El software puede obtener automáticamente todos los datos necesarios para el análisis.
- Procesos comerciales. La búsqueda de clientes, el alta de inmuebles, el seguimiento de ventas, las visitas de potenciales compradores o las publicaciones de ventas. Son algunos ejemplos de procesos que se pueden automatizar.
- Atención al cliente. Se puede automatizar la gestión de dudas, los envíos de documentación y los seguimientos posteriores a la venta.
- Procesos internos como la gestión de talento, los presupuestos y facturas o las auditorías.
Etapas para automatizar procesos
Para implementar adecuadamente la automatización de procesos se deben respetar una serie de etapas:
- El diseño del proceso. Debemos identificar qué tareas y procesos podemos automatizar y qué beneficios obtendremos.
- La implementación de los softwares que permiten automatizar los procesos seleccionados en la fase anterior.
- Despliegue y ejecución,. Una vez hemos implementado las herramientas necesarias iniciamos la automatización de procesos.
- Monitorización y optimización. Nunca debemos olvidarnos de ir revisando la evolución para detectar posibles áreas de mejora e ir realizando implementaciones progresivamente.
Cuándo es necesaria la automatización de procesos
Hay ciertos indicadores que demuestran que una empresa puede necesitar de una automatización de procesos. Por ejemplo si:
- Hay problemas de comunicación entre departamentos.
- Se destina mucho tiempo a desarrollar procesos que no están alineados con la estrategia principal de la marca.
- Falta una estandarización en la ejecución de muchas tareas.
- Aunque la productividad está bajando, no localizamos los problemas que causan esto.
- La toma de decisiones se realiza sin contar con un fundamento firme.
Si te has quedado con curiosidad, en este post puedes conocer mejor nuestra idea de automatización de procesos y cómo la llevamos a la práctica con nuestra herramienta Tailor.