El Business Process Outsourcing es un concepto empresarial que, por suerte, cada vez nos resulta más familiar. La externalización de servicios no para de crecer y con ello el BPO. Gracias a su implantación las empresas mejoran su gestión y la administración tanto tecnológica como de personal.
¿Quieres conocer mejor qué puede ofrecerte el Business Process Outsourcing? ¡Pues sigue leyendo porque te lo vamos a explicar todo!
Qué es el Business Process Outsourcing
El BPO consiste en subcontratar a proveedores de servicios diferentes funciones de procesos de negocio. De este modo, las empresas pueden ser más competitivas al poder enfocarse en sus tareas principales. Por otra parte, las empresas especializadas en BPO disponen de herramientas específicas para la gestión y procesamiento de datos.
Inicialmente, las empresas realizaban internamente todas sus actividades. Progresivamente se han ido externalizando tareas no relacionadas con el objetivo del negocio como la limpieza o la mensajería. Después de este paso inicial, la innovación tecnológica ha potenciado la subcontratación en tareas que guardan una relación mayor con el objetivo del negocio, como ciertas gestiones administrativas.
La externalización y automatización de estos procesos reduce tiempos y costes al tiempo que mejora la eficiencia.
Los servicios de BPO
Los servicios de externalización pueden clasificarse en BPO interno y externo, en función del nivel de vinculación de cada actividad con el objetivo empresarial, o según el departamento en el que se aplican.
BPO interno y externo
Los servicios de BPO interno están más directamente relacionados con la actividad principal de la empresa y el objetivo de externalizarlos es mejorar el funcionamiento de la empresa y reducir costes. En este grupo encontramos:
- Contabilidad
- Procesos de pago
- Aspectos legales
- Flujos de caja
- Servicios de tecnologías de la información
- Recursos humanos: gestión interna y contratación de personal
- Controles de calidad
Los servicios de BPO externo están más enfocados a mejorar la relación con clientes y proveedores. Algunos de estos servicios son:
- Soporte
- Servicio de ventas
- Marketing
BPO por departamento
Los principales departamentos de la empresa en los que se aplica el Business Process Outsourcing son:
- Administración y finanzas: análisis, reportes, contabilidad, procesos de pago, flujos de caja, etc.
- Gestión de la información: flujo de la información y todas las actividades relacionadas con las tecnologías de la información y la comunicación.
- Recursos Humanos: gestión interna y contratación de personal.
- Atención al cliente: call centers, gestión de reclamaciones y demás servicios de contacto directo con los clientes.
Ventajas del BPO
Sin duda, externalizar servicios por medio del Business Process Outsourcing está lleno de ventajas para las empresas:
- La empresa mejora su productividad al optimizar los tiempos. La compañía se puede enfocar en su objetivo de negocio principal.
- Gracias a esta optimización también se consigue una reducción de costes. Además, se reducen costes fijos de personal, equipamiento e inversión tecnológica.
- Al procesar los datos de un modo óptimo, el riesgo operacional es más bajo.
- Las empresas de BPO disponen de tecnologías específicas, por lo que consiguen un trabajo de más calidad.
- La empresa mejora su capacidad de reacción y rapidez ante cualquier cambio imprevisto en el mercado, de modo que es más flexible a los cambios.
El proceso de implantación del BPO
Para implementar con éxito el Business Process Outsourcing debemos seguir una serie de pasos:
- ¿Qué necesitamos? Tenemos que conocer el funcionamiento de la empresa y de sus procesos. Analizamos el nivel de eficacia y eficiencia de cada proceso interno para conocer su productividad y compararla con el rendimiento que podemos alcanzar con cada proveedor.
- Selección y clasificación de los procesos a externalizar: debemos identificar qué procesos están directamente relacionados con el objetivo principal o son actividades secundarias. De este modo podemos seleccionar la metodología idónea para cada uno.
- Establecimiento de acuerdos de niveles de servicio: estos acuerdos se negocian con los proveedores para regular el servicio y tener un seguimiento.
- Contratación de un proveedor: una vez sabemos qué servicios queremos externalizar, cómo los queremos externalizar, los parámetros del contrato y el seguimiento que queremos darles. Es el momento de seleccionar un proveedor que se ajuste a nuestras necesidades y pactar las cláusulas del contrato.
- Seguimiento del servicio: una vez tenemos los servicios externalizados no debemos olvidarnos de dar un seguimiento constante para comprobar que se están cumpliendo las bases y que mejora nuestra productividad.
Crecimiento del BPO en España
El Business Process Outsourcing está manifestando un crecimiento generalizado, dentro del que se destaca su fuerte penetración en España. Este crecimiento sostenido se explica porque las empresas necesitan cada vez más adaptarse a los nuevos avances tecnológicos, y externalizar sus procesos es una vía que lo facilita.
En Emais prestamos una amplia variedad de servicios que permiten a las empresas externalizar determinadas funciones. Puedes ponerte en contacto con nosotros para que valoremos tus objetivos y buscar conjuntamente un enfoque óptimo con el que puedas potenciar tu negocio.